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        小編來為您講解OA辦公自動化系統應用管理
        來源:上海炬元機器人有限公司     作者:上海炬元機器人有限公司     發布時間: 2019-08-30     載入中...

        小編來為您講解OA辦公自動化系統應用管理

        隨著社會的發展,電子類管理系統給管理改革帶來了方便,以下為上海炬元機器人有限公司為您講解的內容,如資料共享縮短查找時間;通知瞬間可知;成本低廉,對促進管理具有明顯的作用。如何將OA辦公自動化系統應用在實際的管理中,如何拿捏管理的尺度和方式,應用中需要注意何問題,OA辦公自動化系統如何順應現代管理的需求,將成為本次研究討論的重點。

          1 OA辦公自動化系統應用內容與作用
          OA辦公自動化系統就是采用Internet/Intranet 技術,基于工作流的概念,使管理人員方便快捷地共享信息,改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現迅速信息采集、信息處理,為管理和決策提供科學的依據。OA自動化辦公系統具體包括:(1)個人辦公:待辦事宜、日程安排、工作日志、通訊錄;(2)網絡通訊:Internet 郵件管理、內部郵件管理、即時通訊公告;(3)工作流流程設計器:流程任務管理及查詢、流程任務分析統計;(4)公共信息:知識管理論壇、在線調查;(5)業務子系統:公文收發、人事管理、會議管理、車輛管理、辦公資產接待管理等。該系統功能應用戶的需要而逐漸增強,前后共經歷了三個階段較為明顯的革新,由單一的文檔處理到如今的綜合管理,現使用的該系統已能滿足多數用戶的需求,既有個人資料的收集,又有部門資料的共享,同時也可以開展及時的論壇與調查,使用公共辦公資源等等,滿足時代發展的需求,綜合性極強。
          2 OA系統實際應用中應注意的問題
          工作人員具有電子信息化觀念:傳統的文件傳輸都是經過紙質材料作為媒介,上面有管理部門的公章和相應負責人的簽名。OA辦公自動化系統省掉了專人遞送的過程,直接將文件傳送給領導審批和需要閱讀的人,簽名和閱讀情況都將經過電子信息反饋給相應的管理人員。過程之快,使用也方便,如遇特殊事情需要相應負責人應急處理的,也可以很輕松快速的解決,獲得答復意見或指導結果,只要有規范的傳遞程序即可,避免隔級傳送。其中需要那些不太愿意使用電腦的人員改變觀念,加強對現代科學技術的認識,接受電子信息,感受其帶來的方便與快捷性,否則將會給自動化辦公系統的推行帶來阻礙。營造宏觀的氛圍和相互學習的意識,改變觀念不是難題。
          工作人員具有網絡安全與道德意識:信息技術發展迅速,同時良性行為和不良行為就開始利用信息傳送媒介進行較量,為此應注意網絡管理安全,關注不良份子是否利用OA辦公自動化系統的資源,進行敲詐和哄騙,防患于未然。管理人員要加強網絡安全,防止使用人員資料對外泄密,一旦發現嚴格按照管理中制定的管理辦法,采取補救措施,遏制其再次發生,情節嚴重者可向相應管理部門遞交查處報告。又因資源共享之后,使用人員可以獲悉管理機構內部各種資料,一類人員因某些事情不滿,而對個別人員或職能部門采取保密資料外泄和發不良用語以攻擊的行為。實時監控內部使用人員不文明用語的行為,規范道德識,引導規范使用OA辦公自動化系統。
          工作人員具備積極的關注性:OA辦公自動化系統加快了事情傳遞過程,提升了效率,部門文件傳送的管理人員就應時時關注系統中是否有新信息,做好相應的回應和傳接工作,將原本快捷的事情耽誤,進而影響工作進程,甚至讓人對辦公自動化系統產生不佳印象。工作隊伍的工作積極程度在一定程度上影響了工作進程的開展,嚴重的將制約辦公自動化系統的推廣,做好管理人員的管理工作就顯得尤為重要,建立明確獎勵機制對提高積極性幫助較大,有條件的部門或機構可以采取此措施,完善管理制度,獎罰分明。加強工作隊伍的積極性管理,提升使用者對辦公自動化系統的良好印象,增進改革進程的快速發展。
          3 OA系統的特點與應用
          資源共享性:資源共享是利用計算機處理技術將特定的規范資料存放在一定的數據平臺上供使用者參考查閱,提升資料的利用率。OA辦公自動化系統具備此功能,管理者將信息公布于內部使用平臺,使用者根據自己的需要進行檢索,同時也能為多客戶提供訪問同一信息的空間,較為方便的提高了資源利用率,減少資源整理和查閱過程中用去的時間??吹椒奖愕耐瑫r也要考慮其共享之后的安全性,在共享的時候就應考慮安全基礎,建立完備的防護系統和管理權限,任何使用者都必須嚴格把控自己權限,管理人員不定期進行檢查,這樣能保證整個共享數據資源的安全性,充分利用資源的作用。
          信息傳遞快速性:時間代表效益,快速的傳遞信息,增加需求人員獲取信息的及時性??焖賯鬟f信息也為辦事人員減輕了工作時間壓力帶來的負擔,總工作時間不變,但是傳遞過程中原方式需要2天甚至更多,OA辦公自動化系統卻只需幾分鐘就可以實現,無疑為辦事人員提供了更多時間,抓住時間差較快較好,高質量的完成工作。信息傳遞快速性是工作人員的需求,但是也是組織者更希望的看到的結果,更為社會快節奏發展提供解決渠道。
          管理有序性:過去的管理模式,存在雜亂、推卸責任、效率低、資料整理難等問題,同時辦公耗損和成本總是保持平穩并有逐漸上升的趨勢,不僅是資源的浪費,也會給工作中埋藏同事之間因分工不明而引發的摩擦,不利于建設和諧的工作環境。并且高層管理者因工外出就無法批復和處理文件,日益繁雜的工作又堆積而至,無暇顧及事情的輕重緩急,OA辦公自動化系統能實現遠程辦公,管理者可以在遞交文件中標明需要處理的時間和重要程度,緩解了工作壓力。特別是那些工作信息采集量較大的機構,人工就大大增加了額外的負擔。辦公自動化系統可以直接順應大家的需求,根據預定原則進行分類上報,降低差錯出現率,從而實現差誤為0的規范管理。
          成本效益性:傳統的通知方式利用紙和電話作為媒介,快速發展的進程中哪些方式將制約信息的傳播,并且需要成本較高。OA辦公自動化系統將傳統的通知方式用電子形式傳播出去,尤其是節約了傳播過程中長途電話、傳真、復印、打印的費用,實現了無紙化的工作形式,與社會發展進程接軌,更突顯了社會發展的現代化管理標志,日耗銷量成倍減少,減少了辦公原始成本的投入。例如發布的管理辦法、上級下發傳閱文件及學科資料等,OA辦公自動化系統中文件保存一項能實現此功能,用戶將需要信息存入個人文件柜里,長期保存不會被破壞,省掉了傳統傳輸過程中打印后再進行的交流麻煩,節約成本是不言而喻的了。當然那些必須要打印存檔的文件,也可以很好的解決好,化解了電子操作與實際辦公之間的矛盾。
          4 總結
          OA系統順應了時代發展需要,能有效的將管理部門意識形態對開,并達到和諧共處,共同提升的目的。OA辦公自動化系統具有較強的開發價值,并且能在很多地方應用以及取得良好的效果。但是在實際應用中,在某些單位還需要進行宣傳和講解,更新部分老同志的認識,加強其學習和交流意識,讓其接受新思維和新觀念。時代發展的產物需要大家以更為包容的態度接受,同時也要大膽的應用到相關領域,充分發揮其價值與作用。
          加強宣傳,適時引導:電子信息技術的更新速度非常之快,一些年紀較高的使用人員可能一時間無法適應其更換速度,面對時較為茫然。在這樣的大環境下購置者應該加強宣傳,增加引導的力度,避免使用過程中出現倦怠現象,或者逐漸忘記一些非常用功能。加強宣傳就顯得尤為重要,可以避免不良使用行為導致的差異影響。恰到時機的適時引導,能喚起)使用者的新認識,加深對常用功能的熟練程度,并且能制約更新過程中出現的不適心理。
          規范管理流程,責任到人:OA辦公自動化系統使用過程中雖然速度加快了,但是應有的程序仍然不能減少,否則就會導致不必要的麻煩,增加決策者的額外負擔。按照原有程序進行呈報,分管部門清楚具體情況能給決策和討論提供參考意見。規范管理流程起到舉足輕重的作用,責任到人,可以避免不清楚上級主管審批部門的使用者遞交錯誤申報表而影響材料和信息的傳遞。實際管理中必須狠抓流程,落實責任,嚴格制止各級申報行為的出現,防患資料的對外泄露。
          整合資源,提高辦事效率:OA辦公自動化系統具有較強的儲存功能,可以儲存文檔、圖片和視頻,給使用者提供了方便的數據平臺,管理者也更容易收集各方面的電子信息資料,各部門要實行資源整合,避免使用過程中的重復勞動,或者幾經更替正確信息變換成有誤資源。整合資源,提高資源共同使用程度,能明顯的提高辦事效率,主要表現在資料收集過程時間縮短,規范程度提高。

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